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近年來，機關單位普遍加強了針對計算機網絡的保密管理，涉密人員網絡信息安全意識和保密技術常識明顯增強。然而，與此同時，一些涉密人員卻忽略了辦公室的安全保密工作，認為辦公室環境相對封閉，存放涉密文件資料相對安全，放松了警惕。殊不知，正是這種錯誤認識的存在，導致了竊密泄密案件的發生。
信訪信中的涉密文件從何而來？
2014年1月，某地有關部門接到通報，在群眾信訪來信中發現1份與其信訪事項相關的秘密級文件復印件，雖然文件編號有被涂抹的痕跡，但仍然可辨。經核實，該文件系發放至某市屬單位信訪部門的涉密文件。
文件從何而來？調查后，辦案人員厘清了事件的來龍去脈。
1月3日，某市屬單位信訪部門工作人員取回上述涉密文件后，經辦公室主任孫某簽批，報局長張某審閱。1月6日，辦公室文秘佟某將文件送給張某，由于張某的辦公室總是有很多上訪人員進出，佟某未能及時將文件送達，就拿回放在了自己的辦公桌上。期間，佟某多次離開辦公室維持信訪秩序，都未鎖門。上訪人員杜某趁佟某辦公室無人之際將上述文件拿出，閱讀并復印3份，隨后將原件放回原位。
此后，杜某將復印件交給上訪人員谷某，委托他郵寄給相關部門。谷某稱，在郵寄稱重過程中信件散落在地上，他看到了復印件，覺得好奇就又復印了1份。另外，上訪人員孫某也復印了1份。案件發生后，有關部門將上訪人員手中持有的涉密文件進行了回收銷毀，給予負有直接責任的佟某行政警告處分并調離工作崗位，給予負有領導責任的張某行政警告處分，對主管副局長白某通報批評，對辦公室主任孫某通報批評并調離該單位信訪部門。
辦公室不是保險柜
誠然，辦公室相對于其他外部區域，尤其是單位以外的區域而言，封閉性和安全性更強。但這種安全性和封閉性并不是絕對的，尤其是那些與外部人員經常接觸的部門。一些機關單位工作人員放松了保密弦，沒有對涉密文件資料按照保密管理要求進行嚴格管理，使之處于失控狀態。分析近年來發生在辦公室內的竊密泄密案件，主要有以下兩個方面的原因：
一是部分涉密人員保密意識不強且存在不良工作習慣。一些機關單位工作人員想當然地將辦公室當做絕對安全的場所，視為涉密載體的“保險柜”，不采取任何防范措施，隨意擺放涉密載體，導致涉密文件事實上處于失控狀態。本案中，佟某離開辦公室沒有鎖門，給上訪人員竊取涉密文件以可乘之機。此后，涉密文件已經被杜某、谷某多次復印，泄密結果已經發生，但由于杜某復制后又將涉密文件放回了原處，佟某始終沒有察覺，導致文件泄露后未能及時采取補救措施，知悉范圍進一步擴大。
此案并非個案。2011年5月至6月間，某縣人大常委會辦公室文件管理員刀某先后從縣委辦、縣政府領取多份涉密文件，因單位領導外出，刀某便將文件擺放在辦公桌上。待刀某準備將文件送領導簽閱時，發現涉密文件已下落不明。后經多方查找，仍未找到。又如，2005年，某縣信訪部門收到市信訪部門密傳的1份機密級文件，當文件傳閱至朱某時，正遇有人上訪，朱某便隨手將文件放在接待室的桌子上，離開接待室接訪，造成了國家秘密的泄露。
二是辦公室環境安全隱患突出。存放、保管涉密載體的辦公場所，其安全性、封閉性必須滿足一定的標準，能夠防止盜竊、窺視和破壞行為的發生。以保密要害部門部位為例，不僅應當滿足“三鐵一器”的基本要求，還應當限制非涉密人員的進出。以本案為例，信訪部門長期面對大量群眾來訪，接觸人員復雜，極易出現場面混亂的情況。因此，行政相對人進入辦公場所，拿走涉密文件、損壞涉密載體等情況在此類部門時有發生，更要高度防范，絕不能有一絲馬虎。此外，還要適時對存放、保管涉密載體辦公室的安全情況進行檢查，一旦出現問題，應及時采取補救措施，減少損失。
